Mengapa email saya masuk spam: SPF, DKIM, DMARC

Sebelum memulai

• Data login Enhance (https://server.nbt-host.com).
• Mengetahui di mana DNS domain dikelola: di tempat kami (nameserver ns1 / ns2.nbt-host.ro) atau di penyedia lain. Jika tidak yakin, lihat Cara mengarahkan domain Anda ke NBT Host.
• Daftar layanan yang mengirim email atas nama domain Anda: aplikasi faktur, platform newsletter, toko online, formulir di website.
• Sebuah alamat Gmail milik Anda, untuk pengujian.
• Nama menu Enhance kami tulis dalam bahasa Inggris, persis seperti di layar. Jika panel tampil dalam bahasa lain, ubah ke bahasa Inggris dari menu akun Anda: “My account” » “Language”.

Tiga “kartu identitas” sebuah email

Siapa pun bisa menulis “Dari: office@firmata.ro” di sebuah email. Untuk melindungi diri dari pemalsuan, server penerima memeriksa tiga hal yang dipublikasikan di DNS domain:

• SPF — daftar server yang boleh mengirim email atas nama domain Anda. Pesan yang dikirim dari server yang tidak ada di daftar dianggap mencurigakan.
• DKIM — tanda tangan digital yang dibubuhkan server kami pada setiap pesan. Penerima memeriksanya dengan kunci publik dari DNS dan jadi tahu bahwa pesan benar-benar berasal dari domain Anda dan tidak diubah di perjalanan.
• DMARC — aturan Anda untuk penerima: apa yang harus dilakukan jika sebuah pesan mengaku dari Anda, tetapi tidak lolos SPF atau DKIM. p=none berarti “hanya pantau”, p=quarantine — “masukkan ke spam”, dan p=reject — “tolak”.

Yang juga penting adalah reverse DNS (PTR): alamat IP server harus memiliki nama. Server NBT Host memilikinya: server.nbt-host.com.

Google mewajibkan semua pengirim ke Gmail memiliki setidaknya SPF atau DKIM, dan bagi yang mengirim lebih dari 5.000 pesan per hari, SPF, DKIM, dan DMARC sekaligus.

Yang kami atur otomatis untuk Anda

Jika domain memakai nameserver kami (ns1.nbt-host.ro dan ns2.nbt-host.ro), zona DNS domain langsung berisi:

DKIM diaktifkan terpisah, per domain. Di domain utama akun, kami yang mengaktifkannya saat aktivasi; di domain utama website yang ditambahkan belakangan, paling lambat dalam satu jam. Di alias dan subdomain yang ditambahkan ke sebuah website, Anda sendiri yang mengaktifkannya dari Enhance (langkah 1).

Jika DNS domain berada di penyedia lain (Cloudflare, perusahaan tempat Anda membeli domain, dll.), record ini tidak muncul sendiri di sana: Anda menambahkannya sendiri (langkah di bawah; lihat juga Cara mengarahkan domain Anda ke NBT Host) atau hubungi kami dan kami akan memberi tahu persis apa yang perlu dipasang.

Langkah-langkah

1. Periksa domain di Enhance

1. Di Enhance, klik “Emails”. Di samping setiap alamat terlihat dua label, DKIM dan SPF, beserta statusnya: “Valid” — semuanya beres; “Invalid” — autentikasi aktif, tetapi record di DNS tidak ada atau salah; “Disabled” — belum dikonfigurasi.
2. Untuk melihat atau mengaktifkan DKIM, buka “Websites” » website Anda » “Domains” dan klik “Manage” di samping domain.
3. Di menu halaman, pilih “Email authentication” dan nyalakan sakelar DKIM jika masih mati.
4. Jika domain memakai nameserver kami, record dipasang sendiri di zona DNS. Tidak lama kemudian, status harus berubah dari “Not validated” menjadi “Validated”.
5. Jika DNS berada di penyedia lain, halaman akan menampilkan “Your domain's DNS is hosted externally.” beserta “Record name:” dan “Record value:”. Tambahkan record TXT di penyedia DNS dengan nama dan nilai yang persis sama. Menurut Enhance, propagasi bisa memakan waktu hingga 48 jam; setelah itu DKIM tampil sebagai tervalidasi.

6. Untuk DNS eksternal, tambahkan juga SPF dan DMARC di penyedia DNS:

   • SPF, TXT di domain: v=spf1 a mx ip4:185.230.138.193 ~all. Alamat IP di dalamnya membuat SPF tetap valid meskipun website melewati proxy Cloudflare;
   • DMARC, TXT di _dmarc: v=DMARC1; p=none;.

   Perhatikan bahwa:

   • satu domain hanya boleh memiliki satu record SPF — jika sudah ada, ubah record tersebut, jangan menambahkan yang baru;
   • di Cloudflare, nilai TXT ditempel tanpa tanda kutip, dan record mail harus DNS only (awan abu-abu), bukan lewat proxy.

2. Periksa pesan sungguhan

1. Dari alamat Anda, kirim pesan ke alamat Gmail milik Anda.
2. Di Gmail versi komputer, buka pesan tersebut. Di samping Balas, klik Lainnya » Tampilkan asli.
3. Di bagian atas, cari baris SPF, DKIM, dan DMARC. Ketiganya harus menunjukkan PASS.

3. Tambahkan layanan yang mengirim atas nama Anda

Aplikasi faktur, platform newsletter, toko online, atau CRM bisa mengirim email “dari” alamat Anda, tetapi lewat server mereka sendiri. Agar SPF tidak gagal:

1. Cari di dokumentasi layanan tersebut apa yang harus ditambahkan ke SPF (biasanya potongan berbentuk include:...) dan apakah mereka juga memberikan record DKIM.
2. Di Enhance, buka “Websites” » website Anda » “Domains” » “Manage” di samping domain » “DNS records” (detail di Editor zona DNS: A, CNAME, MX, dan TXT).
3. Cari record TXT yang diawali v=spf1, klik “Edit”, lalu tambahkan potongan dari layanan tersebut di “Value”, sebelum ~all. Contoh: v=spf1 a mx include:exemplu-serviciu.ro ~all. Klik “Save”.
4. Untuk DKIM layanan tersebut, klik “Add record”, pilih di “Type” jenis yang diminta layanan (biasanya TXT atau CNAME), lalu isi “Hostname” dan nilainya persis seperti yang diberikan layanan: untuk TXT kolomnya bernama “Value”, untuk CNAME “Is an alias of” (dengan titik di akhir). Di “Hostname” cukup tulis bagian di depan domain — Enhance menambahkan domainnya sendiri. Klik “Create”.

Jika DNS berada di penyedia lain, lakukan perubahan yang sama di sana. Jika tidak yakin, hubungi kami dulu: satu kesalahan di SPF bisa membuat semua pesan domain masuk spam.

4. Bukan hanya DNS yang menentukan

• Formulir di website. Jika formulir mengirim pesan “dari” alamat pengunjung (misalnya client@gmail.com), pesan akan gagal dalam pemeriksaan, karena server kami tidak berhak mengirim atas nama Gmail. Di pengaturan formulir, jadikan alamat di domain Anda sebagai pengirim, dan alamat pengunjung di kolom “Balas ke” (Reply-To).
• Isi pesan. Subjek yang ditulis dengan huruf kapital semua, “GRATIS!!!”, pesan yang hanya berupa gambar, tautan yang dipendekkan, atau lampiran .zip dan .exe menaikkan skor spam. Isi pesan harus berkaitan dengan subjeknya. Server kami juga memeriksa pesan keluar: pesan yang terlihat seperti spam ditolak saat dikirim, dan Anda menerima pesan galat.
• Pengiriman massal. Untuk newsletter, gunakan platform khusus yang dikonfigurasi dengan SPF dan DKIM. Batas pengiriman adalah 200 email per jam untuk setiap alamat dan 200 per jam untuk email yang dikirim website lewat fungsi email PHP. Gmail mensyaratkan pesan yang dilaporkan sebagai spam tetap di bawah 0,3%, dan bagi pengirim bervolume besar juga mensyaratkan berhenti berlangganan dengan satu klik pada pesan pemasaran.
• Domain baru. Domain yang baru didaftarkan belum memiliki reputasi. Pada minggu-minggu pertama, mintalah penerima penting untuk menambahkan Anda ke kontak atau mengeluarkan pesan Anda dari spam jika menemukannya di sana.
• Penerusan. Pesan yang diteruskan otomatis ke Gmail bisa masuk spam (lihat Penerusan dan balasan otomatis untuk email).

Jika ada kendala

• Di “Emails”, DKIM atau SPF tampil “Invalid”. Biasanya DNS berada di penyedia lain dan record belum disalin ke sana, atau SPF dari hosting lama masih tertinggal. Pasang record dari langkah 1 di penyedia DNS.
• DKIM tampil “Disabled”. DKIM belum diaktifkan di domain tersebut. Aktifkan dari “Domains” » “Manage” » “Email authentication”.
• Gmail menampilkan SPF: FAIL atau SOFTFAIL. Pesan dikirim dari server yang tidak tercantum di SPF — layanan eksternal atau penerusan. Tambahkan layanan tersebut ke SPF (langkah 3). Jika DNS berada di Cloudflare, pastikan juga alamat IP ada di SPF (langkah 1).
• Gmail menampilkan DKIM: FAIL atau DKIM tidak ada. Kunci DKIM tidak ada di DNS atau salah disalin (satu karakter hilang, tanda kutip berlebih). Salin lagi dari “Email authentication”.
• Pesan ditolak saat dikirim. Jika pesan galat menyebut spam, filter server menganggap pesan Anda spam: ubah subjek dan isinya, hapus tautan yang dipendekkan dan lampiran arsip. Jika Anda mengirim banyak dalam waktu singkat, Anda mencapai batas 200 per jam: tunggu satu jam.
• Anda tidak tahu apakah pesan sudah terkirim. Hubungi kami dengan tanggal, jam, dan alamat penerima: kami akan mencari pesan itu di log server dan memberi tahu apakah pesan terkirim, tertunda, atau ditolak, serta apa jawaban server penerima.
• Pesan masuk spam hanya di penyedia tertentu, padahal SPF, DKIM, dan DMARC lolos. Biasanya ini soal isi pesan atau reputasi domain. Hubungi kami dengan satu contoh (tanggal, jam, alamat penerima) dan kami juga akan memeriksa reputasi server.