De ce ajung mailurile mele în spam:SPF, DKIM, DMARC

Înainte să începi

• Datele de acces la cPanel (https://cpanel.nbt-host.com).
• Să știi unde e DNS-ul domeniului: la noi (nameserverele ns1 / ns2.nbt-host.ro) sau la alt furnizor. Dacă nu ești sigur, vezi Cum îți îndrepți domeniul spre NBT Host.
• Lista serviciilor care trimit emailuri în numele domeniului tău: programul de facturare, platforma de newsletter, magazinul online, formularele de pe site.
• O adresă Gmail a ta, pentru test.

Cele trei „acte de identitate” ale unui email

Oricine poate scrie într-un email „De la: office@firmata.ro”. Ca să se apere de falsuri, serverele care primesc mesaje verifică trei lucruri, publicate în DNS-ul domeniului:

• SPF — lista serverelor care au voie să trimită emailuri în numele domeniului tău. Un mesaj trimis de pe un server care nu e pe listă e suspect.
• DKIM — o semnătură digitală pusă de serverul nostru pe fiecare mesaj. Destinatarul o verifică cu o cheie publică din DNS și află că mesajul vine chiar de la domeniul tău și n-a fost modificat pe drum.
• DMARC — regula ta pentru destinatari: ce să facă dacă un mesaj pretinde că e de la tine, dar nu trece de SPF sau DKIM. p=none înseamnă „doar observă”, p=quarantine — „pune-l în spam”, iar p=reject — „respinge-l”.

Mai contează reverse DNS-ul (PTR): adresa IP a serverului trebuie să aibă un nume. Serverul NBT Host îl are: server.nbt-host.com.

Google cere tuturor celor care trimit către Gmail cel puțin SPF sau DKIM, iar celor care trimit peste 5.000 de mesaje pe zi, SPF, DKIM și DMARC împreună.

Ce facem automat pentru tine

Dacă domeniul folosește nameserverele noastre (ns1.nbt-host.ro și ns2.nbt-host.ro), cPanel pune singur înregistrările:

Dacă DNS-ul domeniului e la alt furnizor (Cloudflare, firma de la care ai cumpărat domeniul etc.), aceste înregistrări nu apar singure acolo: le copiezi din cPanel (pașii de mai jos; vezi și Cum îți îndrepți domeniul spre NBT Host) sau ne scrii și îți spunem exact ce trebuie pus.

Pașii

1. Verifică domeniul în cPanel

1. În cPanel (https://cpanel.nbt-host.com), la secțiunea Adresă de e-mail, apasă Email Deliverability. Pagina e în engleză — traducerea cPanel nu o acoperă.
2. Lângă fiecare domeniu vezi starea: Valid — totul e în regulă — sau Problems Exist — ceva lipsește ori e greșit.
3. Apasă Gestionare (Manage) ca să vezi, pe rând, DKIM, SPF, DMARC și reverse DNS, cu înregistrarea sugerată pentru fiecare.
4. Dacă domeniul folosește nameserverele noastre: apasă Repair și confirmă. La DMARC, butonul se numește Install the suggested record.
5. Dacă DNS-ul e la alt furnizor: copiază înregistrarea sugerată și adaug-o la furnizorul DNS. Ține cont că:
   • un domeniu are voie la o singură înregistrare SPF — dacă există deja una, o modifici, nu mai adaugi încă una;
   • la Cloudflare, valoarea TXT se lipește fără ghilimele, iar înregistrarea mail trebuie să fie DNS only (norișor gri), nu prin proxy.

2. Verifică un mesaj adevărat

1. De pe adresa ta, trimite un mesaj către o adresă Gmail a ta.
2. În Gmail, pe calculator, deschide mesajul. Lângă Răspunde, dă clic pe Mai multe » Afișează originalul.
3. În partea de sus caută rândurile SPF, DKIM și DMARC. Toate trei trebuie să arate PASS.

3. Adaugă serviciile care trimit în numele tău

Programul de facturare, platforma de newsletter, magazinul online sau CRM-ul pot trimite emailuri „de la” adresa ta, dar de pe serverele lor. Ca să nu pice SPF:

1. Caută în documentația serviciului ce trebuie adăugat în SPF (de obicei o bucată de forma include:...) și dacă îți dă și o înregistrare DKIM.
2. În cPanel, la secțiunea Domenii, apasă Zone Editor, apoi Gestionare (Manage) lângă domeniu (detalii în Editorul de zonă DNS: A, CNAME, MX și TXT).
3. Găsește înregistrarea TXT care începe cu v=spf1, apasă Editare (Edit) și adaugă bucata serviciului înainte de ~all. De exemplu: v=spf1 +a +mx +ip4:185.230.138.193 include:exemplu-serviciu.ro ~all.
4. Apasă Save Record. Pentru DKIM-ul serviciului, adaugi o înregistrare nouă cu Adăugare înregistrare (Add Record), exact cum ți-o dă serviciul.

Dacă DNS-ul e la alt furnizor, faci aceeași modificare acolo. Dacă nu ești sigur, scrie-ne înainte: o greșeală în SPF poate trimite în spam toate mesajele domeniului.

4. Nu doar DNS-ul contează

• Formularele de pe site. Dacă formularul trimite mesajul „de la” adresa vizitatorului (de exemplu client@gmail.com), mesajul pică verificările, pentru că serverul nostru nu are voie să trimită în numele Gmail. În setările formularului pune ca expeditor o adresă de pe domeniul tău, iar adresa vizitatorului la „Răspunde la” (Reply-To).
• Conținutul. Subiectele scrise cu majuscule, „GRATUIT!!!”, un mesaj care e doar o imagine, linkurile scurtate sau atașamentele .zip și .exe ridică scorul de spam. Textul trebuie să aibă legătură cu subiectul.
• Trimiterile în masă. Pentru newslettere folosește o platformă dedicată, configurată cu SPF și DKIM. Serverul nostru permite cel mult 300 de emailuri trimise pe oră, pentru fiecare cont. Gmail cere ca mesajele raportate ca spam să rămână sub 0,3%, iar celor care trimit mult le cere și dezabonare cu un singur clic la mesajele de marketing.
• Domeniile noi. Un domeniu abia înregistrat nu are încă reputație. În primele săptămâni, roagă-i pe destinatarii importanți să te adauge în contacte sau să-ți scoată mesajul din spam, dacă îl găsesc acolo.
• Redirecționările. Mesajele redirecționate automat către Gmail pot pica verificările (vezi Redirecționări și răspuns automat pentru email).

Dacă ceva nu merge

• Email Deliverability arată Problems Exist la SPF sau DKIM. De obicei, DNS-ul e la alt furnizor și înregistrările n-au fost copiate acolo, sau a rămas SPF-ul vechiului hosting. Copiază înregistrările sugerate la furnizorul DNS.
• În Gmail apare SPF: FAIL sau SOFTFAIL. Mesajul a plecat de pe un server care nu e în SPF — un serviciu extern sau o redirecționare. Adaugă serviciul în SPF (pasul 3).
• În Gmail apare DKIM: FAIL sau lipsește. Cheia DKIM lipsește din DNS sau a fost copiată greșit (un caracter lipsă, ghilimele în plus). Copiaz-o din nou din Email Deliverability.
• Nu știi dacă mesajul a plecat. În cPanel, Adresă de e-mail » Urmărire livrare: scrie adresa destinatarului în Recipient Email (optional) și apasă Executare raport. Vezi dacă mesajul a fost livrat, amânat sau respins și ce a răspuns serverul destinatarului.
• Mesajele ajung în spam doar la un anumit furnizor, deși SPF, DKIM și DMARC trec. De cele mai multe ori ține de conținut sau de reputația domeniului. Scrie-ne cu un exemplu (data, ora, adresa destinatarului) și verificăm și reputația serverului.