Redirecționări și răspuns automat pentru email

Înainte să începi

• Le faci din Enhance (https://server.nbt-host.com), pentru orice adresă de pe domeniu. Din Webmail nu se pot face: dacă folosești doar adresa de email, roagă pe cine are acces la contul de găzduire.
• Adresa trebuie să existe deja (vezi Cum creezi un cont de email în Enhance).
• Denumirile din Enhance le scriem în engleză, exact cum apar pe ecran. Dacă panoul îți apare în română, îl treci pe engleză din meniul contului tău: „My account” » „Language”.

Pașii

A. Redirecționare, cu păstrarea mesajelor în căsuță

1. În Enhance, apasă „Emails” în meniul din stânga.
2. Lângă adresă, deschide „Manage”.
3. În meniul paginii, alege „Forwarders”.
4. La „Forwarding address” scrie adresa unde vrei să ajungă mesajele și apasă „Add”. Pentru mai multe adrese, le adaugi pe rând.
5. Trimite un mesaj de probă de pe altă adresă și verifică dacă a ajuns în ambele locuri.

Mesajele rămân și în căsuța ta, iar copia pleacă spre adresele din listă. Ca să oprești o redirecționare, o ștergi din listă. Nu se poate modifica: dacă vrei altă destinație, o ștergi și o adaugi pe cea nouă.

B. Adresă doar pentru redirecționare

Pentru o adresă care nu are nevoie de căsuță — de exemplu facturi@firmata.ro, citită de contabil pe adresa lui:

1. În „Emails”, apasă „Add account”.
2. La „Email address” scrie partea dinaintea semnului @ și alege domeniul.
3. La „Account type” alege „Forwarder-only”.
4. La „Forward emails to” scrie adresa de destinație și apasă „Add”. Poți adăuga mai multe.
5. Apasă „Add”, jos, ca să creezi adresa.

O astfel de adresă nu păstrează mesaje și nu poate trimite. Nu ocupă spațiu și nu intră în numărul de căsuțe din plan.

O căsuță existentă o poți transforma din pagina ei, cu „Convert to forwarder-only”. Atenție: se șterg toate mesajele păstrate în ea. Invers, „Convert to mailbox” face din adresă o căsuță obișnuită.

C. Mesajele trimise la adrese care nu există

Dacă vrei ca mesajele trimise la orice adresă greșită de pe domeniu (de exemplu ofice@firmata.ro) să ajungă la tine, pornește „Catch-all” pe adresa ta: „Manage” » „Catch-all”. Atenție: catch-all-ul adună și mult spam, trimis la adrese inventate.

D. Răspuns automat

1. În „Emails”, deschide „Manage” lângă adresă.
2. În meniul paginii, alege „Out of office” și apasă „Add”.
3. La „Start and end date” alege în calendar ziua de început și ziua întoarcerii — așa se oprește singur. Dacă nu știi când revii, bifează „Send until I turn it off”: rămâne doar „Start date”, iar răspunsul merge până îl oprești tu.
4. La „Subject” scrie subiectul răspunsului, de exemplu În concediu până pe 25 august.
5. La „Message” scrie mesajul.
6. Lasă bifat „Enabled”.
7. Apasă „Add”.

Răspunsul apare la „Out of office”, cu datele, subiectul și mesajul. Ca să-l schimbi: „Edit” » modifici » „Save”. Ca să-l oprești: „Edit” » debifezi „Enabled” » „Save” — sau îl ștergi cu „Delete”. O adresă are un singur răspuns automat.

Un exemplu de mesaj, pe care îl poți adapta:

Dacă ceva nu merge

• Mesajele redirecționate nu ajung la Gmail sau ajung în spam. Uită-te întâi în dosarul Spam din Gmail. Dacă tot lipsesc, e efectul descris mai sus. Varianta sigură e să adaugi adresa în aplicația Gmail, prin IMAP.
• Nu poți adăuga o redirecționare. Adresa de destinație nu poate fi chiar adresa care redirecționează și nu poate fi pusă de două ori. Verifică să fie scrisă întreagă și corect.
• Căsuța se umple deși mesajele sunt redirecționate. Căsuța păstrează câte o copie. Șterge din când în când mesajele vechi, mărește spațiul căsuței (vezi Cum creezi un cont de email în Enhance) sau, dacă nu ai nevoie de copii, fă din ea o adresă doar pentru redirecționare (pasul B).
• Nu primești răspunsul automat când testezi. Verifică să fie bifat „Enabled” și să fi început ziua de start. Testează de pe o adresă de la alt furnizor, de exemplu Gmail, nu de pe aceeași adresă. Răspunsurile automate nu pleacă spre newslettere, liste de mesaje sau alte răspunsuri automate.
• Mesajele se învârt în cerc sau se întorc cu eroare. Ai două redirecționări care se trimit una pe alta (A spre B și B spre A). Șterge una dintre ele.