Redirecționări și răspuns automat pentru email

Înainte să începi

• Le faci din cPanel (https://cpanel.nbt-host.com), pentru orice adresă de pe domeniu. Pentru adresa ta, le poți face și din Webmail, de pe pagina de start (Redirecționări, Respondenți automați).
• Adresa de la care redirecționezi trebuie să existe deja ca și cont de email (vezi Cum creezi un cont de email în cPanel).
• Căsuța care redirecționează păstrează o copie a fiecărui mesaj, deci se umple în continuare.
• O redirecționare nu se poate modifica. Dacă vrei altă destinație, o ștergi și faci una nouă.

Pașii

A. Redirecționare

1. În cPanel, la secțiunea Adresă de e-mail, apasă Redirecționări (Forwarders).
2. Apasă Adăugare redirecționare (Add Forwarder).
3. La Adresă pentru redirecționare (Address to Forward) scrie partea dinaintea semnului @ (de exemplu office) și alege domeniul din meniul Domeniu.
4. La destinație lasă Redirecționare către o adresă de e-mail (Forward to Email Address) și scrie adresa unde vrei să ajungă mesajele. Pentru mai multe adrese, desparte-le prin virgulă.
5. Apasă Adăugare redirecționare.
6. Trimite un mesaj de probă de pe altă adresă și verifică dacă a ajuns în ambele locuri.

Ca s-o oprești, găsești redirecționarea în lista din Redirecționări și apeși Ștergere (Delete).

Două variante utile:

• O adresă pe care n-o mai folosești. La pasul 4 poți alege Renunțați și trimiteți un mesaj către expeditor (la momentul SMTP). (Discard and send an error to the sender (at SMTP time).) Mesajul nu mai e primit, iar expeditorul primește înapoi textul de eroare scris de tine — de exemplu, noua adresă de contact.
• Tot domeniul. Adăugare redirecționare domeniu (Add Domain Forwarder) trimite spre alt domeniu doar mesajele pentru adrese care nu există pe domeniul tău.

B. Răspuns automat

1. În cPanel, la secțiunea Adresă de e-mail, apasă Respondenți automați (Autoresponders).
2. Apasă Adăugare respondent automat (Add Autoresponder).
3. La Set caractere (Character Set) lasă utf-8 — așa se văd corect diacriticele.
4. La Interval scrie, în ore, cât așteaptă până răspunde din nou aceluiași expeditor. Cu 24, fiecare expeditor primește cel mult un răspuns pe zi. Cu 0, primește răspuns la fiecare mesaj — nu e recomandat.
5. La Adresă de e-mail (Email) scrie partea dinaintea semnului @ și alege domeniul.
6. La De la (From) scrie numele care apare la destinatar, de exemplu „Ana Popescu – Firma SRL”.
7. La Subiect (Subject) scrie subiectul răspunsului, de exemplu În concediu până pe 25 august. Poți folosi %subject% pentru subiectul mesajului primit: Re: %subject%.
8. La Corp (Body) scrie mesajul. Poți folosi %from% (numele expeditorului), %email% (adresa lui) și %subject%. Nu bifa opțiunea HTML dacă scrii text simplu.
9. La Start alege Imediat (Immediately) sau Particularizare (Custom), dacă vrei să pornească la o anumită dată și oră.
10. La Stop alege Particularizare și pune data întoarcerii — așa se oprește singur. Niciodată (Never) îl lasă pornit până îl ștergi.
11. Apasă Creare (Create).

Răspunsul automat apare în lista Respondenți automați curenți. Ca să-l schimbi: Editare » modifici textul » Modificare. Ca să-l oprești: Ștergere » Ștergere Respondent automat.

Un exemplu de mesaj, pe care îl poți adapta:

Dacă ceva nu merge

• Mesajele redirecționate nu ajung la Gmail sau ajung în spam. Uită-te întâi în dosarul Spam din Gmail. Dacă tot lipsesc, e efectul descris mai sus: unele mesaje redirecționate sunt respinse. Varianta sigură e să adaugi adresa în aplicația Gmail, prin IMAP.
• Vrei altă destinație pentru o redirecționare. Nu se poate edita: o ștergi și o creezi din nou.
• Căsuța se umple deși mesajele sunt redirecționate. Căsuța păstrează câte o copie. Șterge din când în când mesajele vechi sau mărește spațiul căsuței (vezi Cum creezi un cont de email în cPanel).
• Răspunsul automat nu pleacă a doua oară. E intervalul: același expeditor nu primește alt răspuns până nu trec orele setate. Testează de pe o adresă de la care n-ai mai scris de curând și verifică să fi trecut deja ora de Start.
• Mesajele se învârt în cerc sau se întorc cu eroare. Ai două redirecționări care se trimit una pe alta (A spre B și B spre A). Șterge una dintre ele.