Formularele de pe site și datele personale

Ce vei reuși

• ceri doar datele de care ai nevoie;
• pui lângă formular informarea potrivită și, unde e cazul, o bifă de acord;
• știi unde ajung mesajele, cât le păstrezi și cum le ștergi.

Pașii

A. Ceri doar ce îți trebuie

1. Pentru fiecare câmp, întreabă-te: îmi trebuie ca să răspund? Pentru un formular de contact ajung de obicei numele, emailul sau telefonul și mesajul.
2. Scoate câmpurile „pentru orice eventualitate”: data nașterii, adresa completă, CNP-ul. CNP-ul nu se cere într-un formular de contact.
3. Marchează clar care câmpuri sunt obligatorii.

B. Informezi lângă formular

4. Sub butonul de trimitere, pune o propoziție scurtă, de exemplu: „Folosim datele doar ca să-ți răspundem. Detalii în Politica de confidențialitate”, cu legătura spre politică (vezi GDPR pentru un site mic: cookie-uri și confidențialitate).
5. Pentru un formular de contact obișnuit, temeiul e de obicei chiar cererea persoanei (vrea un răspuns sau o ofertă), nu un consimțământ separat. O bifă „Sunt de acord cu prelucrarea datelor” pusă obligatoriu la orice formular nu adaugă mare lucru; hotărăște împreună cu juristul dacă îți trebuie.

C. Ceri acord separat pentru newsletter

6. Dacă vrei să trimiți și newslettere, pune o bifă separată, nebifată: „Vreau să primesc newsletterul (o dată pe lună). Mă pot dezabona oricând.”
7. Formularul trebuie să meargă și fără bifa asta: cine vrea doar un răspuns nu e obligat să se aboneze.
8. Păstrează dovada acordului: data, ora, adresa. Platformele de newsletter o fac singure, mai ales cu confirmarea abonării pe email (vezi Newslettere care ajung în inbox, nu în spam).

D. Verifici unde ajung mesajele

9. Emailul la care sosesc: o adresă de pe domeniul tău, la care au acces doar cei care trebuie să răspundă (vezi Cum creezi un cont de email în Enhance).
10. Copia din baza de date: multe pluginuri de formulare păstrează fiecare mesaj și în WordPress, pe lângă email. Verifică în setările pluginului: dacă nu-ți trebuie, oprește salvarea; dacă îți trebuie, stabilește după cât timp se șterg.
11. Servicii externe: un formular de la o firmă externă (formulare online, programări, CRM) trimite datele la acea firmă. Pomenește-o în politica de confidențialitate și verifică unde ține datele.
12. Expeditorul emailului: formularul trebuie să trimită de pe o adresă de pe domeniul tău, cu adresa vizitatorului la „Răspunde la” (Reply-To); altfel mesajele pică în spam (vezi De ce ajung mailurile mele în spam: SPF, DKIM, DMARC).

E. Hotărăști cât păstrezi și ștergi

13. Stabilește un termen, de exemplu: mesajele de contact la care nu s-a ajuns la o colaborare se șterg după 12 luni. Scrie-l în politica de confidențialitate.
14. O dată pe an, șterge ce a trecut de termen: din căsuța de email, din baza de date a pluginului, din serviciile externe.
15. Dacă cineva îți cere să-i ștergi datele, caută-le în toate trei locurile.

F. Protejezi formularul

16. Pune o protecție anti-spam (un câmp ascuns sau o verificare). O verificare de la un serviciu extern poate pune cookie-uri; pomenește-o în politica de cookie-uri.
17. Site-ul pe https://, cu certificat valid (vezi Certificatul SSL gratuit (Let's Encrypt)): datele trimise prin formular circulă criptat.
18. Nu cere prin formular parole sau date de card.

Dacă ceva nu merge

• Mesajele din formular nu ajung. Verifică adresa de destinație și dosarul Spam. Dacă nu pleacă deloc, vezi Emailul nu pleacă sau nu ajunge: erorile frecvente.
• Primești mult spam prin formular. Adaugă sau schimbă protecția anti-spam (pasul 16).
• Nu știi unde își ține pluginul mesajele. Caută în meniul WordPress o secțiune cu numele pluginului (de obicei „Intrări” sau Entries). Dacă nu găsești, scrie-ne numele pluginului.