Formulir di website dan data pribadi

Yang akan Anda capai

• hanya meminta data yang Anda butuhkan;
• menaruh informasi yang sesuai di dekat formulir dan, jika perlu, kotak centang persetujuan;
• tahu ke mana pesan dikirim, berapa lama disimpan, dan cara menghapusnya.

Langkah-langkah

A. Minta hanya yang Anda butuhkan

1. Untuk setiap kolom, tanyakan pada diri sendiri: apakah saya membutuhkannya untuk membalas? Untuk formulir kontak, biasanya cukup nama, email atau telepon, dan pesan.
2. Hapus kolom “untuk jaga-jaga”: tanggal lahir, alamat lengkap, nomor identitas (NIK). Nomor identitas tidak perlu diminta di formulir kontak.
3. Tandai dengan jelas kolom mana yang wajib diisi.

B. Beri informasi di dekat formulir

4. Di bawah tombol kirim, tambahkan satu kalimat singkat, misalnya: “Data Anda hanya kami gunakan untuk membalas. Selengkapnya di Kebijakan Privasi”, dengan tautan ke kebijakan tersebut (lihat GDPR untuk website kecil: cookie dan privasi).
5. Untuk formulir kontak biasa, dasar hukumnya umumnya adalah permintaan orang itu sendiri (dia ingin dibalas atau ingin penawaran), bukan persetujuan terpisah. Kotak centang wajib “Saya setuju data saya diproses” di setiap formulir tidak banyak menambah apa-apa; putuskan bersama ahli hukum apakah Anda membutuhkannya.

C. Minta persetujuan terpisah untuk newsletter

6. Jika Anda juga ingin mengirim newsletter, tambahkan kotak centang terpisah, yang tidak tercentang: “Saya ingin menerima newsletter (sebulan sekali). Saya bisa berhenti berlangganan kapan saja.”
7. Formulir harus tetap bisa dikirim tanpa centang ini: orang yang hanya ingin dibalas tidak wajib berlangganan.
8. Simpan bukti persetujuan: tanggal, jam, alamat email. Platform newsletter biasanya melakukannya otomatis, terutama dengan konfirmasi langganan lewat email (lihat Newsletter yang masuk inbox, bukan spam).

D. Periksa ke mana pesan dikirim

9. Email penerima: alamat dengan domain Anda, yang hanya bisa diakses oleh orang yang memang bertugas membalas (lihat Cara membuat akun email di Enhance).
10. Salinan di database: banyak plugin formulir juga menyimpan setiap pesan di WordPress, selain mengirim email. Periksa pengaturan plugin: jika tidak dibutuhkan, matikan penyimpanan; jika dibutuhkan, tentukan kapan pesan dihapus.
11. Layanan pihak ketiga: formulir dari perusahaan lain (formulir online, janji temu, CRM) mengirim data ke perusahaan tersebut. Sebutkan di kebijakan privasi dan periksa di mana data disimpan.
12. Pengirim email: formulir harus mengirim dari alamat dengan domain Anda, dengan alamat pengunjung di “Balas ke” (Reply-To); jika tidak, pesan akan masuk spam (lihat Mengapa email saya masuk spam: SPF, DKIM, DMARC).

E. Tentukan berapa lama disimpan dan hapus

13. Tetapkan batas waktu, misalnya: pesan kontak yang tidak berlanjut ke kerja sama dihapus setelah 12 bulan. Tuliskan di kebijakan privasi.
14. Setahun sekali, hapus yang sudah melewati batas waktu: dari kotak surat email, dari database plugin, dari layanan pihak ketiga.
15. Jika seseorang meminta datanya dihapus, cari di ketiga tempat tersebut.

F. Lindungi formulir

16. Pasang perlindungan anti-spam (kolom tersembunyi atau verifikasi). Verifikasi dari layanan pihak ketiga bisa memasang cookie; sebutkan di kebijakan cookie.
17. Website memakai https://, dengan sertifikat yang valid (lihat Sertifikat SSL gratis (Let's Encrypt)): data yang dikirim lewat formulir terenkripsi.
18. Jangan meminta password atau data kartu lewat formulir.

Jika ada kendala

• Pesan dari formulir tidak sampai. Periksa alamat tujuan dan folder Spam. Jika sama sekali tidak terkirim, lihat Email tidak terkirim atau tidak sampai: error yang sering terjadi.
• Banyak spam masuk lewat formulir. Tambahkan atau ganti perlindungan anti-spam (langkah 16).
• Tidak tahu di mana plugin menyimpan pesan. Cari di menu WordPress bagian dengan nama plugin tersebut (biasanya “Entri” atau Entries). Jika tidak ketemu, kirimkan nama plugin-nya kepada kami.