O adresă ca firmapopescu2019@gmail.com merge pentru început. Pe măsură ce firma crește, apar problemele: clienții nu sunt siguri că scrii chiar tu, angajații pleacă cu adresa, iar mesajele trimise de pe site ajung în spam. O adresă pe domeniul firmei, de tipul office@firma-ta.ro, rezolvă cele mai multe dintre ele.
Pe scurt
- O adresă pe domeniu arată profesionist și e a firmei, nu a unei persoane.
- Tu controlezi adresele: le creezi, le ștergi, le redirecționezi când pleacă cineva.
- Cu SPF, DKIM și DMARC setate corect, mesajele tale sunt mai ușor de recunoscut ca legitime.
- Îl citești pe telefon și în Outlook la fel ca pe Gmail — chiar și în aplicația Gmail.
Încrederea
Un client care primește o ofertă de la office@firma-ta.ro vede numele firmei în adresă și îl poate verifica pe site. O adresă generică de Gmail sau Yahoo poate fi făcută de oricine în două minute, de aceea e și preferata celor care se dau drept alte firme. Pentru facturi, oferte și contracte, diferența contează.
Controlul adreselor
Cu emailul pe domeniu, adresele sunt ale firmei:
- faci câte o adresă pentru fiecare rol:
office@,comenzi@,contabilitate@; - când pleacă un coleg, schimbi parola, redirecționezi adresa spre altcineva și nu pierzi corespondența cu clienții;
- dacă te muți la alt furnizor de email, adresele rămân aceleași, pentru că domeniul e al tău.
Cu o adresă de Gmail personală, contul e al persoanei care l-a făcut.
De ce ajung mesajele în spam
Furnizorii mari de email verifică dacă un mesaj chiar vine de la domeniul pe care îl afișează. Pentru asta folosesc trei înregistrări DNS:
- SPF spune ce servere au voie să trimită email pentru domeniul tău;
- DKIM pune pe fiecare mesaj o semnătură care dovedește că nu a fost modificat pe drum;
- DMARC spune ce să facă destinatarul cu mesajele care nu trec verificările și îți poate trimite rapoarte.
Gmail și Yahoo cer aceste verificări pentru expeditorii care trimit multe mesaje. La NBT Host, SPF, DKIM și DMARC se pun automat când domeniul folosește nameserverele noastre. Explicația pe larg și ce alte greșeli trimit mesajele în spam: mailuri în spam: SPF, DKIM și DMARC.
Și formularele de pe site
Un formular de contact care trimite emailuri „de la” o adresă de Gmail, dar de pe serverul site-ului, pică exact verificările de mai sus. Cu o adresă pe domeniu și SPF corect, emailurile formularului și cele de comandă ale magazinului ajung mult mai sigur.
Cum îl folosești zi de zi
Emailul pe domeniu nu te obligă să schimbi aplicația:
- în browser, prin Webmail (ghidul);
- pe iPhone în aplicația Mail (ghidul), pe Android chiar în aplicația Gmail (ghidul);
- pe calculator, în Outlook (ghidul).
Conexiunea se face prin IMAP și SMTP criptate, iar mesajele sunt aceleași pe toate dispozitivele.
Cât costă
La NBT Host, emailul pe domeniu e inclus în orice plan de găzduire: 10 adrese la planul Prezentare, nelimitate la celelalte. Căsuțele împart spațiul planului cu site-ul. Detaliile tehnice — porturi, filtru anti-spam, redirecționări, răspuns automat — sunt pe pagina email pe domeniu. Prima adresă o faci în câteva minute, după ghidul de creare.
Când are sens altceva
Dacă firma lucrează deja în Google Workspace sau Microsoft 365 (documente comune, calendar, videoconferințe), poți păstra emailul acolo și pune doar site-ul la noi: setezi înregistrările MX din editorul de zonă DNS. Pentru newslettere către liste mari, folosește un serviciu de email marketing; găzduirea are o limită de mesaje pe oră, explicată în limitele unui plan de hosting.